Tổ chức sự kiện ngoài trời luôn mang đến cảm giác mới mẻ, tự do và gần gũi với thiên nhiên. Từ lễ khai trương, tiệc tri ân khách hàng, hội nghị, gala dinner cho đến các lễ hội âm nhạc, việc lựa chọn không gian mở đang trở thành xu hướng được nhiều doanh nghiệp và tổ chức ưa chuộng.
Tuy nhiên, sự kiện ngoài trời không chỉ dừng lại ở việc chọn một địa điểm đẹp. Nó đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng, kịch bản linh hoạt và phương án dự phòng hoàn hảo, để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ và ấn tượng. Dưới đây là những điều nên và không nên mà bạn cần lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trời.
Những Điều Nên Và Không Nên Khi Tổ Chức Sự Kiện Ngoài Trời.
I. Những Điều Nên Làm Khi Tổ Chức Sự Kiện Ngoài Trời
1. Lên kế hoạch sớm và chi tiết
Một sự kiện ngoài trời chịu ảnh hưởng lớn từ yếu tố thời tiết, địa hình và âm thanh ánh sáng. Vì vậy, bạn cần lập kế hoạch ít nhất trước 4–6 tuần, bao gồm:
- Mục tiêu và concept sự kiện.
- Địa điểm tổ chức và giấy phép sử dụng không gian.
- Hệ thống âm thanh, ánh sáng, sân khấu, điện dự phòng.
- Phương án an ninh, vệ sinh, y tế, thoát hiểm.
Một bản kế hoạch chi tiết giúp bạn chủ động xử lý mọi tình huống phát sinh và giữ được sự chuyên nghiệp trong mắt khách mời.
2. Lựa chọn địa điểm phù hợp
Địa điểm là yếu tố quan trọng nhất quyết định thành công của sự kiện ngoài trời.
Bạn nên chọn nơi:
- Có diện tích đủ rộng, bằng phẳng, dễ dàng di chuyển và set up thiết bị.
- Giao thông thuận tiện, có chỗ để xe và khu vực hậu cần riêng.
- Có sẵn hệ thống điện, nước, và nhà vệ sinh di động nếu cần.
Ví dụ: công viên, khu resort, sân vườn biệt thự, bãi biển hoặc khuôn viên doanh nghiệp đều là lựa chọn lý tưởng, tùy theo tính chất chương trình.
Lựa chọn địa điểm phù hợp để dễ dàng di chuyển và set up gọn gàng.
3. Dự phòng phương án thời tiết
Thời tiết là “ẩn số” lớn nhất của mọi sự kiện ngoài trời. Vì vậy, luôn phải có kế hoạch B:
- Chuẩn bị nhà bạt, mái che, dù lớn hoặc khu vực trú mưa.
- Theo dõi dự báo thời tiết liên tục trong 7–10 ngày trước sự kiện.
- Dự phòng thảm chống trơn, quạt mát, máy sưởi tùy mùa.
- Nếu cần, hãy có phương án di dời sang khu vực trong nhà.
Một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp như Quang Hà Event luôn có kế hoạch dự phòng để đảm bảo chương trình không bị gián đoạn dù thời tiết thay đổi bất ngờ.
4. Đầu tư vào hệ thống âm thanh – ánh sáng
Không gian mở thường làm âm thanh dễ “loãng”, ánh sáng bị phân tán.
Vì vậy, cần sử dụng:
- Loa công suất lớn, bố trí nhiều hướng để âm thanh lan tỏa đều.
- Đèn sân khấu và ánh sáng phụ trợ, giúp sân khấu nổi bật ngay cả khi ban ngày hoặc hoàng hôn.
- Máy phát điện dự phòng, phòng khi mất điện.
- Âm thanh và ánh sáng là “linh hồn” của sự kiện – đầu tư đúng mức sẽ giúp không gian trở nên ấn tượng và chuyên nghiệp hơn.
5. Tạo trải nghiệm tương tác cho khách mời
Sự kiện ngoài trời là cơ hội tuyệt vời để kết nối và lan tỏa năng lượng tích cực.
Bạn nên:
- Thiết kế khu check-in, chụp ảnh lưu niệm.
- Tổ chức minigame hoặc khu vực trải nghiệm thương hiệu.
- Bố trí quầy đồ uống nhẹ, khu ẩm thực mini nếu sự kiện kéo dài.
Những hoạt động này giúp khách mời thoải mái, vui vẻ và ghi nhớ lâu hơn về thương hiệu hoặc chương trình của bạn.
Bố trí quầy đồ uống nhẹ, khu ẩm thực mini nếu sự kiện kéo dài.
II. Những Điều Không Nên Khi Tổ Chức Sự Kiện Ngoài Trời
1. Không chủ quan với yếu tố thời tiết
- Rất nhiều sự kiện ngoài trời bị gián đoạn vì mưa bất ngờ hoặc gió mạnh.
- Việc không dự phòng đủ mái che, không kiểm tra dự báo thời tiết hay không có kế hoạch thay thế là sai lầm nghiêm trọng.
- Đừng để toàn bộ công sức chuẩn bị “tan theo cơn mưa” chỉ vì một phút chủ quan.
2. Không lạm dụng âm thanh quá lớn
- Âm thanh ngoài trời cần mạnh, nhưng không có nghĩa là ồn ào hoặc chói tai.
- Việc sử dụng loa công suất quá cao có thể gây khó chịu cho người nghe, thậm chí ảnh hưởng đến khu dân cư xung quanh.
- Nên có kỹ thuật viên âm thanh chuyên nghiệp để điều chỉnh mức âm phù hợp, rõ ràng và dễ chịu.
3. Không bố trí sân khấu, khu khách mời thiếu an toàn
Khi tổ chức ngoài trời, gió, nắng, địa hình và mặt bằng là những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến an toàn.
Hãy tránh:
- Dựng sân khấu ở nơi đất yếu, dễ lún.
- Đặt loa, đèn ở vị trí không có trụ đỡ chắc chắn.
- Bố trí khu vực khách ngồi quá gần sân khấu hoặc lối đi kỹ thuật.
- Một sự kiện an toàn mới có thể thành công và tạo được niềm tin với khách hàng.
Bố trí sân khấu, khu khách mời phải tuyệt đối an toàn.
4. Không bỏ qua yếu tố vệ sinh và tiện ích
- Đây là lỗi nhỏ nhưng thường bị quên.
- Khi tổ chức ngoài trời, hãy đảm bảo khu vực vệ sinh, nước uống, thùng rác, và đường đi được bố trí hợp lý.
- Sự chu đáo này thể hiện tính chuyên nghiệp và giúp khách mời cảm thấy thoải mái hơn trong suốt chương trình.
5. Không quên truyền thông và hình ảnh hậu sự kiện
- Nhiều người chỉ tập trung vào khâu tổ chức mà quên mất rằng, hình ảnh và video là tài sản quý giá để quảng bá thương hiệu.
- Hãy chuẩn bị đội ngũ chụp ảnh, quay phim, livestream ngay từ đầu để lưu lại những khoảnh khắc ấn tượng.
- Sau sự kiện, việc chia sẻ hình ảnh trên website, fanpage hay báo chí sẽ giúp chương trình lan tỏa mạnh mẽ hơn và khẳng định vị thế doanh nghiệp.
III. Kết Luận: Chuẩn Bị Kỹ Lưỡng – Thành Công Trọn Vẹn
- Tổ chức sự kiện ngoài trời là một nghệ thuật cân bằng giữa sáng tạo và kiểm soát rủi ro.
- Nếu được chuẩn bị chu đáo, đây sẽ là cơ hội tuyệt vời để thương hiệu thể hiện cá tính, gắn kết khách hàng và để lại ấn tượng khó quên.
Khả năng linh hoạt và tháo dỡ nhanh chóng
Công ty Tổ Chức Sự Kiện Quang Hà luôn tự hào là đơn vị chuyên nghiệp – sáng tạo – tận tâm, với kinh nghiệm tổ chức hàng trăm sự kiện ngoài trời từ quy mô nhỏ đến lớn.
Chúng tôi không chỉ mang đến ý tưởng độc đáo và kịch bản sáng tạo, mà còn đảm bảo từng chi tiết – từ âm thanh, ánh sáng đến hậu cần – đều hoàn hảo để mỗi sự kiện của bạn là một khoảnh khắc đáng nhớ.
